Cómo elegir un fabricante de pasta dental para su marca

Comience con un documento de requisitos que permita a cada fabricante evaluar la misma solicitud. Incluya:

• Los países donde prevé vender, los usuarios a los que se dirige y las declaraciones sobre el producto que desea evaluar.
• El punto de partida de la fórmula: una opción existente, modificaciones de una fórmula, los requisitos para un nuevo desarrollo o una fórmula que ya tiene.
• La cantidad de llenado por envase, los requisitos del tubo y la tapa, la impresión y el empaque exterior.
• La cantidad prevista de cada variante del producto y la fecha deseada de lanzamiento.

Indique qué requisitos están definidos y cuáles siguen abiertos. Si considera varias opciones de empaque, pida al proveedor que detalle los supuestos en los que basa su respuesta inicial.

Sea preciso con la cantidad mínima de pedido (MOQ). Por ejemplo, para lanzar dos sabores, pregunte cómo se aplica el mínimo a cada sabor y a cada versión del empaque. Confirme qué considera el fabricante un SKU o una variante de producto independiente, y si el mínimo indicado corresponde a la cantidad de llenado por envase que usted eligió.

Incluya desde el principio las declaraciones propuestas para que puedan evaluarse según el mercado de destino. En Estados Unidos, la FDA explica que el uso previsto influye en la clasificación de un producto como cosmético, medicamento o ambos, y cita ciertas pastas dentales con flúor como ejemplo de productos que pertenecen a ambas categorías. Este ejemplo estadounidense muestra por qué el mercado y el uso previsto deben figurar en los requisitos del proyecto. Clasificación de productos según la FDA.

Pida a cada candidato que responda a esos requisitos: cuáles puede atender con su oferta, cuáles requieren una evaluación adicional y cuáles no puede cumplir.

Solicite la razón social de la empresa con la que contrataría, la identidad del fabricante que elaborará el producto y la ubicación de producción propuesta. Si aparecen nombres distintos en las cotizaciones, los certificados o la información de la empresa, pida que expliquen sus funciones y la relación entre ellos.

Después, aclare qué organización se encargará del desarrollo de la fórmula, la fabricación de la pasta, el llenado, el abastecimiento de empaques y los ensayos, y qué actividades se realizarán externamente.

Aplique el mismo criterio al empaque. Determine quién suministra el tubo y la tapa, quién revisa los artes finales del empaque y quién evalúa si el envase propuesto es adecuado para la fórmula y los equipos de llenado. La información de Airsun sobre desarrollo de empaques describe el alcance de su apoyo al proyecto y la organización del abastecimiento.

Si solicita un desarrollo personalizado, pregunte también qué recibirá y cómo se acordarán la confidencialidad, el uso de la fórmula y cualquier exclusividad. Deje estos puntos por escrito antes de comprometerse con el trabajo de desarrollo.

Cuando necesite examinar una capacidad con más detalle, acuerde revisar un ejemplo de registro pertinente o realizar una revisión de fábrica centrada en ese aspecto. Explique qué producto, proceso o responsabilidad desea conocer para que la conversación vaya más allá de una presentación general de la empresa.

Solicite el certificado completo y los anexos pertinentes. Revise la entidad y la ubicación que figuran en él, las actividades certificadas, la norma y su versión, el número del certificado, el organismo emisor y las fechas indicadas. Compare ese alcance con la ubicación y el trabajo propuestos para su pasta dental.

La certificación de un sistema de gestión tiene un alcance definido. SGS explica que cubre las actividades y las ubicaciones especificadas en el certificado; una certificación como ISO 9001 no certifica un producto individual. Orientación de SGS sobre el alcance de la certificación.

Compruebe el estado actual, además de la fecha de vencimiento impresa. ISO señala al organismo de certificación, al organismo de acreditación y a IAF CertSearch como vías para verificar una certificación acreditada. Registre la vía utilizada y la fecha de la consulta. Orientación de ISO sobre certificación.

Si una búsqueda no permite identificar una coincidencia clara, revise el número del certificado y el nombre original de la empresa; luego solicite aclaraciones a través del canal oficial del organismo emisor. Mantenga el resultado como pendiente hasta contar con información suficiente.

Su registro debe indicar qué respalda el documento: una entidad, una ubicación y una actividad determinadas. Los informes del producto y los requisitos del mercado de destino necesitan una revisión por separado.

Pregunte qué documentos existentes corresponden al producto propuesto y qué trabajo falta realizar. Una fórmula nueva puede encontrarse todavía en fase de planificación cuando usted preselecciona fabricantes; por eso, determine qué evidencia está disponible ahora y qué propone entregar el proveedor más adelante.

Para cada informe o especificación, pregunte a qué producto o versión de fórmula, muestra o lote y configuración de empaque corresponde. Si su proyecto es diferente, pida al equipo técnico que explique cómo afecta esa diferencia a la aplicabilidad de la evidencia.

Para los cosméticos en Estados Unidos, la FDA aborda el uso de datos de seguridad existentes que sean pertinentes y la realización de ensayos adicionales cuando la información resulte insuficiente. Orientación de la FDA sobre ensayos de productos cosméticos. Pregunte al equipo técnico qué permite establecer la información disponible y qué vacíos requieren trabajo adicional.

Respecto al trabajo propuesto, aclare:

• Quién lo organizará, realizará y revisará.
• Qué métodos y criterios de aceptación deben acordarse.
• Qué informes o resúmenes recibirá, en qué etapa y a qué costo.
• Cómo se gestionarán las dudas o los resultados que requieran una investigación adicional.

Acuerde también quién confirmará los requisitos del mercado de destino, preparará los documentos correspondientes y se encargará de las presentaciones ante las autoridades locales cuando corresponda. Registre qué aportará el fabricante y qué quedará a cargo de su equipo o del asesor que designe.

Cuando la información sea confidencial, consulte qué resúmenes, ejemplos con los datos confidenciales ocultos o modalidades de revisión con acceso controlado están disponibles. Una muestra que le guste puede ayudarle a valorar la experiencia de uso prevista; las especificaciones del producto y la evidencia técnica que las respalda siguen necesitando su propia revisión.

Antes de comparar precios unitarios, asegúrese de que las cotizaciones se basen en los mismos supuestos de fórmula, cantidad de llenado por envase, cantidad por SKU, componentes del empaque y requisitos de impresión. Pregunte si la cotización es preliminar y qué decisiones podrían modificarla.

Para la preparación de muestras, determine qué recibirá: un producto existente, una fórmula en desarrollo, una muestra de empaque o una muestra completa con su marca. Confirme cuántas rondas, versiones y unidades se incluyen, qué envase se usará y si hay cargos separados por envío, impresión o herramental.

Por ejemplo, una muestra de fórmula en un tubo sin imprimir y una muestra en el empaque impreso propuesto para la venta requieren trabajos diferentes. Pida a los proveedores que expliquen esa diferencia antes de comparar sus tarifas de muestras. La página de Airsun sobre muestras y proceso del proyecto describe sus tipos de muestras y las etapas del proyecto.

Revise las condiciones comerciales junto con el precio del producto. La guía sobre facturas proforma de la Administración de Comercio Internacional de Estados Unidos (ITA) incluye los precios unitarios y totales, las condiciones de pago, la fecha prevista de embarque y la vigencia de la cotización. Guía de la ITA para cotizaciones.

Si una oferta utiliza una regla Incoterms, registre el lugar designado y la versión de la regla. La Cámara de Comercio Internacional (ICC) explica que estas reglas distribuyen determinadas obligaciones, riesgos y costos; las especificaciones del producto, las condiciones de pago y la transferencia de propiedad deben acordarse por separado. Explicación de la ICC sobre Incoterms y contratos comerciales.

Por último, separe en el cronograma propuesto el desarrollo, la preparación de muestras, el abastecimiento de empaques, la producción y el transporte. Pregunte qué da inicio a cada etapa y de qué aprobaciones u otros requisitos previos depende. Así podrá comparar fechas que correspondan al mismo momento del proyecto.

Copie esta tabla sugerida para cada candidato. Sustituya las indicaciones por las respuestas del proveedor, identifique los documentos y las fechas de sus verificaciones, y asigne una persona responsable de cada siguiente paso. Marque como pendiente todo lo que aún no haya comprobado.

Comparación ilustrativa: cómo decidir el siguiente paso

El siguiente ejemplo es hipotético; no describe a proveedores reales ni un proyecto de Airsun. Los requisitos de su proyecto establecen una cantidad fija para el lanzamiento de cada uno de los dos sabores de pasta dental y exigen tubos impresos para la venta al público. El proveedor A ofrece un precio inicial más bajo, pero solo indica una cantidad total y una muestra sin impresión. El proveedor B detalla la cantidad y el mínimo de pedido de cada sabor, junto con los cargos por el empaque impreso y las muestras.

Marque como pendientes el mínimo por sabor y los costos del empaque de A, y solicite una cotización basada en los mismos requisitos del proyecto. Si A confirma que su mínimo supera la cantidad fija prevista para cualquiera de los sabores, deje en pausa la evaluación de ese candidato. Si la oferta revisada se ajusta a los requisitos, manténgalo en la comparación. La cotización más clara de B le ayuda a preparar la siguiente conversación; no sustituye la revisión por separado del alcance de los certificados, la evidencia del producto y los demás requisitos pendientes.

Para los candidatos que conserve, anote por qué considera que encajan con el proyecto y qué debe resolver la siguiente conversación o ronda de muestras. Así podrá avanzar con una solicitud concreta, sin repetir la consulta original.

Cuando reciba las muestras, utilice la guía de evaluación de muestras de pasta dental para registrar observaciones, comentarios y preguntas técnicas pendientes.

Para conversar sobre un proyecto de pasta dental para su marca con Airsun, comparta su mercado objetivo, la orientación del producto, la cantidad de llenado por envase, la cantidad prevista y los requisitos de empaque, junto con las preguntas que aún necesita resolver.